Imagine uma situação simples:

O sistema informa que existem 100 unidades de determinado produto no estoque.

Quando a equipe vai separar um pedido, encontra apenas 96.

Onde foram parar as quatro unidades?

A resposta nem sempre está em uma perda física. A divergência pode ter começado muito antes, ainda no recebimento da mercadoria, em uma movimentação interna, durante a separação de pedidos ou até mesmo em um registro incorreto no sistema.

Por isso, quando o estoque físico não bate com o estoque registrado, o problema não está necessariamente na contagem.

É preciso descobrir em que momento a informação deixou de representar o que realmente aconteceu na operação.

O que é uma divergência de estoque?

A divergência de estoque acontece quando a quantidade registrada no sistema não corresponde à quantidade encontrada fisicamente no armazém.

Em outras palavras, existe uma diferença entre o que o sistema diz que existe e o que realmente está disponível.

O Sebrae recomenda a conferência periódica entre o saldo registrado e o estoque físico e destaca o inventário rotativo como uma forma de identificar e investigar diferenças. 

Essa diferença pode aparecer de várias formas:

 

• • sistema indica 100 unidades e existem 96;

• • sistema indica 50 unidades e existem 54;

• • produto aparece disponível, mas não é encontrado;

• • mercadoria está fisicamente no armazém, mas não consta corretamente no sistema;

• • quantidade está correta, mas lote, validade ou localização estão incorretos.

E quanto maior o volume de movimentações, maior a importância de saber onde essas diferenças estão sendo geradas.

Onde uma divergência de estoque pode começar?

Uma divergência não nasce necessariamente no momento em que alguém percebe o erro.

Ela pode ser consequência de uma sequência de pequenas falhas ao longo da operação.

1. Recebimento

O primeiro ponto de atenção é a entrada da mercadoria.

Se a quantidade recebida não for corretamente conferida e registrada, o estoque já começa com uma informação incorreta.

Por exemplo:

A nota fiscal indica 500 unidades, mas apenas 498 foram efetivamente recebidas.

Se o sistema registrar 500, a diferença já estará presente antes mesmo de o produto ser armazenado.

Por isso, processos de recebimento precisam considerar conferência física, documentação e registro das informações.

2. Armazenagem

Depois do recebimento, a mercadoria precisa chegar ao endereço correto.

Uma movimentação registrada de forma incorreta pode fazer com que o sistema indique que determinado produto está em uma posição, enquanto fisicamente ele está em outra.

Isso gera um problema que vai além da quantidade.

O produto existe, mas a operação não consegue encontrá-lo.

Em operações com muitos SKUs e movimentações, o endereçamento e a rastreabilidade passam a ter papel importante no controle.

3. Movimentações internas

Nem toda movimentação de estoque representa uma entrada ou saída para o cliente.

Produtos podem ser:

 

• • transferidos de endereço;

• • reorganizados;

• • paletizados novamente;

• • separados;

• • consolidados;

• • direcionados para outra etapa da operação.

Se essas movimentações não forem corretamente registradas, o saldo pode começar a se distanciar da realidade.

É por isso que o controle precisa acompanhar cada movimentação relevante, e não apenas as entradas e saídas finais.

4. Picking e expedição

Outro ponto crítico aparece durante a separação dos pedidos.

Um produto pode ser separado em quantidade diferente da solicitada, trocado por outro SKU ou ter sua saída registrada incorretamente.

Quando isso acontece repetidamente, pequenas diferenças podem se acumular.

A consequência aparece depois, quando alguém consulta o estoque e encontra uma quantidade diferente daquela indicada pelo sistema.

5. Ajustes sem investigação

Esse talvez seja um dos pontos mais importantes.

Encontrar uma divergência e simplesmente ajustar o número no sistema resolve o saldo daquele momento.

Mas não necessariamente resolve a causa.

Se o sistema aponta 100 unidades e a contagem encontra 96, fazer um ajuste para 96 corrige o registro.

Mas ainda fica a pergunta:

Por que quatro unidades não estavam onde deveriam estar?

Se a origem não for identificada, a mesma divergência pode voltar a acontecer.

Inventário não deve servir apenas para corrigir números

O inventário é uma ferramenta importante para encontrar diferenças entre o estoque registrado e o estoque físico.

Mas ele pode fazer mais do que isso.

Quando as divergências são analisadas ao longo do tempo, é possível identificar padrões.

Por exemplo:

 

• • determinado SKU apresenta diferenças com frequência;

• • uma localização concentra ocorrências;

• • divergências aparecem depois de determinados processos;

• • determinados tipos de movimentação geram mais ajustes;

• • um grupo de produtos exige uma frequência maior de conferência.

O Oracle também destaca o inventário cíclico como uma técnica para manter registros próximos do estoque físico e identificar padrões nas divergências encontradas. 

Ou seja, contar é importante. Entender o que a contagem está mostrando é ainda mais importante.

O papel da tecnologia no controle do estoque

Quanto maior a operação, mais difícil é depender apenas de controles manuais.

Sistemas de gestão de armazém, como o WMS, ajudam a registrar e acompanhar movimentações, endereçamento e informações relacionadas ao estoque.

A GS1 Brasil também destaca a integração entre ERP e WMS, o uso de leitores e a padronização das entradas e saídas como elementos que ajudam a reduzir divergências acumuladas. 

Mas tecnologia, sozinha, não resolve tudo.

Um sistema pode registrar perfeitamente uma movimentação incorreta.

Por isso, o resultado depende da combinação entre:

processo + pessoas + tecnologia + conferência.

Como reduzir as divergências de estoque?

Não existe uma única ação capaz de eliminar todas as divergências.

O controle precisa fazer parte da rotina da operação.

Algumas práticas importantes são:

Padronizar o recebimento

Definir como as mercadorias serão conferidas, registradas e direcionadas para armazenagem.

Registrar as movimentações

Toda movimentação relevante precisa estar refletida no sistema.

Utilizar endereçamento

Saber não apenas quanto existe, mas também onde está cada produto.

Realizar inventários cíclicos

Em vez de esperar uma grande contagem anual para descobrir diferenças, acompanhar o estoque durante o ano permite identificar desvios mais cedo.

Analisar as divergências

Não basta corrigir o saldo.

É importante investigar frequência, localização, produto e etapa da operação em que a diferença apareceu.

Integrar sistemas

A comunicação entre ERP, WMS e demais sistemas envolvidos reduz a necessidade de lançamentos manuais e ajuda a manter as informações sincronizadas.

E quando o estoque é operado por um operador logístico?

Quando uma empresa terceiriza a armazenagem, o controle do estoque continua sendo uma parte central da operação.

A diferença é que processos de recebimento, armazenagem, movimentação, inventário, picking e expedição passam a ser executados pelo operador de acordo com os procedimentos definidos para aquela operação.

Na Sanco, o controle de estoque é realizado por meio de WMS, com rastreabilidade de informações como lote, validade e localização. A operação também conta com inventários cíclicos e inventário geral anual. 

A estrutura de armazenagem da Sanco também utiliza WMS e integrações com sistemas ERP para apoiar o controle das operações. 

Isso é especialmente relevante para empresas que precisam acompanhar o estoque sem necessariamente manter toda a estrutura operacional internamente.

Mais importante do que descobrir a divergência de estoque é descobrir sua origem

Quando o estoque físico e o sistema não batem, o ajuste pode resolver o número.

Mas a investigação resolve o problema.

Uma operação que acompanha suas divergências consegue entender onde estão os principais pontos de atenção e quais processos precisam ser revistos.

No final, o objetivo não é apenas saber quantas unidades existem.

É ter confiança de que a informação disponível no sistema representa aquilo que realmente está acontecendo dentro do armazém.

E essa confiança começa muito antes do inventário.

Começa no recebimento, passa por cada movimentação e termina na expedição.

Conclusão

Divergências de estoque podem surgir em diferentes etapas da operação. Por isso, tratá-las apenas como um problema de contagem pode esconder a verdadeira causa.

Um bom controle depende de processos bem definidos, registros consistentes, inventários periódicos, tecnologia adequada e acompanhamento das ocorrências.

Para empresas que precisam de estrutura, tecnologia e controle para armazenar seus produtos, contar com um operador logístico pode ser uma alternativa para centralizar essa gestão e acompanhar a operação com mais visibilidade.

Afinal, saber quanto existe no estoque é importante. Saber que essa informação é confiável é ainda mais.

FAQ

O que é divergência de estoque?

Divergência de estoque é a diferença entre a quantidade registrada no sistema e a quantidade encontrada fisicamente no armazém.

O que causa divergência de estoque?

Ela pode surgir por erros no recebimento, movimentações internas não registradas corretamente, falhas no picking e expedição, problemas de endereçamento ou registros incorretos no sistema.

Como evitar divergências de estoque?

A redução de divergências depende de processos padronizados, conferência de entradas e saídas, registro das movimentações, inventários periódicos, endereçamento e uso adequado de sistemas de gestão.

O WMS ajuda a evitar divergências de estoque?

Sim. O WMS pode apoiar o controle de endereçamento, movimentações, entradas, saídas e informações do estoque. Porém, o resultado também depende da qualidade dos processos e dos registros realizados pela equipe.

Qual a importância do inventário cíclico?

O inventário cíclico permite conferir partes do estoque em intervalos definidos, ajudando a identificar diferenças antes que elas se acumulem e permitindo investigar padrões de divergência de estoque.
 
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